Går det att spåra mognaden till individ?

Nej, det går inte att koppla några resultat till någon individ på något sätt, inte heller aggregerade resultat.

Får kommunen tillbaka en rapport på aggregerad nivå som visar på organisationens digitala mognad?

Ja, administratören ser svaren i ett antal visuella element som visar aggregat samt intressanta delaggregat. Resultaten bryts även ner per underavdelning, man kan även spåra förändringar från år-till-år. Givetvis kan man även få sina resultat i en Excel och analysera/ aggregera på annat sätt, men det behövs oftast inte.

 

När medarbetare svarar på enkäten – kan ni spåra hur enskilda medarbetare har svarat?

Nej, (absolut inte). Det finns inga namn kopplade till några svar, vidare så visar vi inga resultat om inte minst 3 svar inkommit för att på det sättet undvika att man ska kunna ”lista ut” vem som svarat vad genom att bara skicka enkäten till 1-2 personer. Eftersom vi visar resultat på avdelning, underavdelningsnivå, så gäller”minst-tre-svar-regeln” hela vägen ner på underavdelningsnivå. Vi tar svarsanonymitet på stort allvar.

Behövs ett personuppgiftsbiträdesavtal?

De flesta Dimiosanvändare har inte ett personuppgiftsbiträdesavtal, men några har det. Inga problem för Dimatech att skriva på ett sådant avtal.

Hanteras några personuppgifter?

Systemet lagrar e-postadress för respondenter. För administratörsrollen lagras namn och e-postadress.

Sker all personuppgiftsbehandling inom EU/EES?

Ja. Hela systemet ligger i Microsofts Azure-miljö på servrar inom EU.

Vilken slags behandling av personuppgifter utför ni (insamling, användning, lagring, förstöring mm)?

En administratör lägger in respondenters e-postadress, man har även valet att bjuda in respondenter via en länk, då för man själv distribuera länken, men slipper ange e-postadresser, det är då inte möjligt att följa svarsfrekvens samt skicka påminnelse.

Systemet använder adressen för att maila en länk till en enkät till varje epostadress 1 ggr per år (plus ev. påminnelser).

Systemet lagrar adressen krypterat.

Systemet förstör adressen när vi inte längre är leverantör åt kunden.

Vad innebär den nationella skalningen?

Den nationella skalningen av DiMiOS pågår mellan 2021-23 inom ramen för ett ESF-projekt drivet av SKR. Under projekttiden subventioneras licenskostnaden för DiMiOS för samtliga projektmedlemmar, parallellt med att utbildning och metodstöd görs fritt tillgängligt. Kommuner och regioner kan kostnadsfritt ansluta sig till projektet och vara med på det ambitiösa målet att tillsammans höja offentlig sektors digitala mognad. För anmälan, se projektets hemsida.

Vad betyder de olika statusmarkeringarna under Uppföljning?

”-” inbjudan skickat, inget svar

”!” mail kommer ej fram

”x” påminnelse skickad, inget svar

”v” enkät besvarad

Försöker komma vidare i enkäten, men får meddelande att jag inte svarat på alla frågor.

Det finns fler frågor längre ner på sidan, scrolla neråt i webbläsarens fönster.

Vilka får mail när jag förlänger, återöppnar en mätning?

Enbart respondenter som inte svarat får påminnelser. Vi skickar aldrig påminnelse till respondent som redan svarat under befintlig mätperiod.

Kommer mitt utskick fram?

I vissa fall har e-postinbjudningarna problem att komma fram samt taggas felaktigt som skräppost. För att minimera problemen så kan man informera sin IT-avdelning att att whitelista epostadress dimios@dimatech.se och IP adress 149.72.24.131.

Vi jobbar kontinuerligt med att säkra e-postleveranserna, men det är stundtals utmanande då vi saknar kontroll över hur leverantörer uppdaterar spamfilter.

Hur lång tid tar undersökningen för respondenten?

Det tar mellan 5 och 10 minuter att svara på undersökningen. Respondenter som delar förbättringsförslag behöver lite mer tid än respondenter som enbart svarar på frågorna.

Hur många respondenter skall man sträva efter?

För att få ett representativt urval rekommenderar vi att man strävar efter så god täckning som möjligt. Detta fyller även ett förankrings- och reflektionssyfte, då en respondent tvingas fundera på aspekter av digitalisering man annars inte naturligt kommer i kontakt med. En tumregel här kan vara att sträva efter ett urval motsvarande 10% av den organisationsenhet man avser mäta, per mätning. För stora organisationer rekommenderas ett rullande schema, där man inte mäter i samma urval återkommande. Märk dock att urvalet består av individer involverade i den digitala styrningen och digitala initiativ, varvid slutanvändare i de flesta fall faller bort.

Hur skiljer sig DiMiOS från andra verktyg som eBlomlådan?

DiMiOS mäter uteslutande de förutsättningar som behöver vara på plats för att accelerera digitalisering och öka organisationens förmåga att tillgodogöra sig nyttan av digitalisering. Andra modeller mäter ofta mer kring utfall, dvs hur man har lyckats, samt saknar kopplingen till forskningsfronten. Orsaken till att DiMiOS bortser från utfall är målsättningen att skapa ett ändamålsenligt beslutsunderlag för prioritering. Utfall blir i detta perspektiv bristfälligt som ingång för analys, då det saknas förståelse för om utfallet är eftersträvat och framför allt varför utfallet blev som det blev.

Genom att fokusera på från forskningen kvalitetssäkrade förutsättningar för digital mognad skapas beslutsunderlag som direkt visar på vad som behöver prioriteras och förändras i organisationen.

Hur väljer man respondenter?

Valet av respondenter är en central fråga som sätter ramarna för kommande analys. Generellt sätt lämpar sig mätningen för individer med en relation till styrningen av det digitala. Detta innefattar befattningar som ledning, verksamhetsutveckling et cetera. Vår rekommendation är att man har en tydlig tanke med urvalet, där man genom olika mätningar över tid belyser olika delar av verksamheten, tex olika förvaltningar i en kommun. Vi har identifierat tre typer av respondenter: 1. Individer involverade i design av styrning (högre chefer, ledning, förtroendevalda etc), 2. Individer involverade i styrning (mellanchefer etc), 3. Individer som verkar inom ramen för styrning (projektledare, förändringsledare etc).

I tidigare användning har följande individer varit delaktiga i mätningen med gott resultat:

  • Tjänstemän med titlar som Verksamhetsutvecklare, Strateg, Utvecklingsledare, IT-samordnare, IT-utvecklare, Digitaliseringsstrateg, Digitaliseringsutvecklare, Arkivarie, e-Arkivarie och IT Chef.
  • Individer med systemansvar för stora och medelstora system.
  • Medlemmar i kommunstyrelsens presidium, ordförande i kommunens nämnder samt förvaltningsledningsgrupper.

Värt att notera är att frågorna till sin art är sådana att vissa respondenter kommer ha svårt att svara på dem vilket kan leda till frustration. Då frågorna är kopplade till faktorer som bevisats vara av vikt för att lyckas med digitalisering, är det dock viktigt att respondenterna förstår att de behöver förstå frågorna, varvid ett “Vet ej” svar är en viktig indikator för att kunna designa utbildningspaket.

Kan man bjuda in respondenter via länk?

Ja. Det finns två sätt att bjuda in respondenter till DiMiOS, via epost och via länk. Epostrespondenter får automatiskt en inbjudan via epost att svara på enkäten, de får även vid behov påminnelser. Administratören kan enkelt se vilka som har svarat. Länkrespondenter bjuds in via en länk, länken kan skickas via ett egenförfattat epostmeddelande, nyhetsbrev, intranät etc. Länkinbjudan är Inte personlig, det går således inte att se vilka som har svarat, skicka riktade påminnelser etc.

Kan man följa svarsstatistik?

Ja. Administratören kan löpande övervaka följande svarsstatistik: Svarsfrekvens Epostrespondenter, Antal Epostrespondenter, Antal Länkrespondenter, Frekvens oavslutade enkäter från Länkrespondenter, Totala antalet respondenter (Epost- + Länkrespondenter)

Kan man lägga till respondenter efter mätningen startat?

Ja, man kan addera respondenter under undersökningen. Nya respondenter får inbjudan och vid behov påminnelse via mail. Respondenter som tas bort får inte några fler utskick, men deras svarsdata ligger kvar som del av studien.

Kan vi jämföra olika delar av organisationen?

Ja. DiMiOS har sedan januari 2019 full funktionalitet för att kunna jämföra digital mognad i verksamhetens olika delar. Administratören bygger upp organisationsträdet och tilldelar hemvist åt de namngivna respondenterna. Funktionaliteten är bakåtkompatibel, så tidigare genomförda undersökningar kan med andra ord användas som underlag för intern jämförelse.

När påbörjas och avslutas mätningen?

DiMiOS har sedan 2020 inga fasta mätperioder. Organisationen sätter själv perioden som de vill mäta under och initierar mätning. Respondenter kan adderas under pågående mätperiod och inkluderas då i utskicken.

Skall respondenterna väljas slumpmässigt?

För bästa resultat rekommenderar vi ett slumpmässigt urval. Detta påverkar trovärdigheten i den kommande statistiska analysen. Samtidigt så är det främsta värdet av DiMiOS den diskussion som följer av analysen, varvid den statistiska tillförlitligheten är sekundär.