DIOS

Verktyget för det digitala arvet

DIOS är ett verktyg som hjälper dig och din organisation att mäta och följa upp dina digitala tillgångar. Den ger dig möjlighet att jämföra dig med andra organisationer inom offentlig sektor samt att lära av andra för att identifiera besparingar genom avveckling och konsolidering av system.

DIOS tillhandahålls av Dimatech AB och datan görs tillgänglig för forskningskonsortiet för vidare studier och finjustering av den underliggande modellen. Om du redan har ett konto, kan du logga in här. För att ladda ner en användarguide för Dios, se här. För att se en film som beskriver användningen av DIOS, se här.

Beställ DIOS

Metoden

3 steg

Identifiering

Verktyget identifierar vilka system som finns och vilka av dem som används

Analys

Analysera hela infrastrukturen eller specifika system med verktyget

Beslutsunderlag

Utifrån nya insikter skapas ett fullgott beslutsunderlag för att t.ex. lyfta systemet för avveckling eller konsolidering

Så fungerar Dios

Genom insamlande av data skapas beslutsunderlag för mer ändamålsenlig systemförvaltning. Verktyget identifierar vilka system som finns, samt ger ett faktabaserat underlag för beslut kring avveckling, konsolidering etc. De nyckeltal som samlas in är identifierade genom forskningen, och vidareutvecklas kontinuerligt i samklang med forskningens framsteg. Datan görs tillgänglig för fortsatt forskning och utveckling av ny kunskap.

Genom att fler aktörer använder verktyget skapas en bas för nationell jämförelse och möjlighet att lära av varandra. System som uppvisar specifika brister kan finnas i andra organisationer, varvid samarbete kring påverkan mot leverantör alternativt gemensamma ersättningsupphandlingar kan inledas. På detta sätt skapar verktyget förutsättningar för en mer kostnadseffektiv förvaltning och ändamålsenlig digitalisering på nationell nivå.

Kopplade rapporter

Vanliga frågor

Vi har här samlat vanliga frågor kopplade till DIOS tillsammans med svar. Om ni undrar över något och ej finner svaret här, vänligen kontakta forskningskonsortiet.

När påbörjas och avslutas datainsamlingen?

DIOS har inga fasta mätperioden, och organisationen väljer själv när man vill samla in data. Vi föreslår en period om tre veckor för inbjudan och påminnelsemail.

Kan man följa svarsstatistik?

Ja, under fliken “inställningar” och “status” kan administratören följa vilka respondenter som öppnar och svarat på enkäten.

Kan man bjuda in respondenter via länk?

Ja.

Hur många respondenter skall man sträva efter och hur väljer man respondenter?

DIOS består av två olika enkäter, en till IT och en till Verksamhet. IT-enkät skall skickas till den person som som kan besvara de tekniska frågorna, och Verksamhets-enkäten skall skickas till den person som kan besvara frågor kring kostnad, användande och andra verksamhetsrelaterade frågor för respektive system.

Hur lång tid tar det att svara på enkäten?

Detta beror på om respondenten behöver lägga tid på att finna svaren. Vi rekommenderar respondenten att titta på frågorna, och därefter samla in den information som krävs för att kunna svara på dem. Därefter öppnar respondenten enkäten igen och svarar på alla frågorna, vilket inte borde ta mer än 10 minuter.

Kommer e-postenkäter fram?

I vissa fall har e-postinbjudningarna problem att komma fram samt taggas felaktigt som skräppost av organisationens brandväggar. För att minimera problemen kan man informera sin IT-avdelning att white-lista epostadressen dios@dimatech.se och IP-adressen 149.72.24.131.

Vilka får mail när jag förlänger eller återöppnar en mätning?

Enbart respondenter som inte svarat får påminnelser.

Vad händer om jag försöker komma vidare i enkäten men får meddelande om att jag inte svarat på alla frågor?

Det finns fler frågor längre ner på sidan. Scrolla nedåt i webbläsarens fönster.

Vilken slags behandling av personuppgifter utför ni?

En administratör lägger in respondenternas e-postadresser, man har även valet att bjuda in respondenter via en länk, då får man själv distribuera länken.

Systemet använder adressen för att maila en länk till en enkät till varje epostadress en gång per år (plus ev. påminnelser).

Systemet lagrar adressen krypterat.

Systemet förstör adressen när vi inte längre är leverantör åt kunden.

Sker all personuppgiftsbehandling inom EU/EES=

Ja, hela systemet ligger i Microsofts Azure-miljö på servrar inom EU.

Behövs ett personuppgiftsbiträdesavtal?

Dimatech kan skriva på ett sådant avtal.

Får organisationen tillbaka en rapport på aggregerad nivå som visar på organisationens digitala infrastruktur?

Ja, resultatet visualiseras i en fyrfältare som visar fördelningen av de system som används inom kategorierna Utveckla, Vidmakthåll, Avveckla samt Konsolidera.

Går det att spåra svaren till individ?

Ja, det är administratören som väljer vilka respondenter som skall svara på enkäterna.

Hur kommer jag vidare i enkäten?

DIOS enkät fungerar ibland dåligt i äldre webbläsare som inte längre stöds av leverantörerna. Prova att öppna enkäten i Edge eller Chrome, om det inte fungerar, kontakta supporten.

Följande organisationer har använt eller använder DIOS för att mäta och följa upp sin digitala infrastruktur. Om ni undrar över hur er organisation använder DIOS, vänligen kontakta supporten.

Myndighet

Uppsala universitet

Örebro universitet

Kommun

Ale

Burlöv

Göteborgs stad

Linköping

Mellerud

Skellefteå

Sundsvall

Uddevalla

Umeå

Uppsala

Vännäs

Region

Region Stockholm