Verktyget för digital mognad

DiMiOS är ett verktyg som hjälper dig och din organisation att mäta och följa upp digital mognad. Den ger dig möjlighet att jämföra dig med andra organisationer inom offentlig sektor samt att lära av andras digitala initiativ.

DiMiOS tillhandahålls av Dimatech AB och datan görs tillgänglig för forskningskonsortiet för vidare studier och finjustering av den underliggande modellen. Om du redan har ett konto, kan du logga in här. Se även guide som hjälper dig komma igång, alternativt lathund för analys.

DiMiOS skalas nu nationellt genom ett ESF-projekt tillsammans med SKR och Adda som bland annat innefattar metodstöd, utbildning och rabatterad licens. För vidare info, se här.

Beställ DiMiOS
Prova DiMiOS

Metoden

3 steg

Respondenter

Respondenter

Organisationen utser en nyckelanvändare som i sin tur skapar ett representativt urval av respondenter.

Mätning

Mätning

Nyckelanvändaren aktiverar undersökningen och följer upp deltagande från respondenterna.

Analys

Analys

Efter genomförd undersökning skapas en interaktiv visualisering som används som beslutsunderlag för ändamålsenlig digitalisering.

Vanliga frågor

Vi har här samlat vanliga frågor kopplade till DiMiOS tillsammans med svar. Om ni undrar över något och ej finner svaret här, vänligen kontakta forskningskonsortiet.

Dimios enkät fungerar ibland dåligt i äldre internetläsare som inte längre stöds av leverantörerna. Prova att öppna enkäten i Edge eller Chrome, om inte det fungerar, kontakta supporten.

Nej, det går inte att koppla några resultat till någon individ på något sätt, inte heller aggregerade resultat.

Ja, administratören ser svaren i ett antal visuella element som visar aggregat samt intressanta delaggregat. Resultaten bryts även ner per underavdelning, man kan även spåra förändringar från år-till-år. Givetvis kan man även få sina resultat i en Excel och analysera/ aggregera på annat sätt, men det behövs oftast inte.

 

Nej, (absolut inte). Det finns inga namn kopplade till några svar, vidare så visar vi inga resultat om inte minst 3 svar inkommit för att på det sättet undvika att man ska kunna ”lista ut” vem som svarat vad genom att bara skicka enkäten till 1-2 personer. Eftersom vi visar resultat på avdelning, underavdelningsnivå, så gäller”minst-tre-svar-regeln” hela vägen ner på underavdelningsnivå. Vi tar svarsanonymitet på stort allvar.

De flesta Dimiosanvändare har inte ett personuppgiftsbiträdesavtal, men några har det. Inga problem för Dimatech att skriva på ett sådant avtal.

Systemet lagrar e-postadress för respondenter. För administratörsrollen lagras namn och e-postadress.

Ja. Hela systemet ligger i Microsofts Azure-miljö på servrar inom EU.

En administratör lägger in respondenters e-postadress, man har även valet att bjuda in respondenter via en länk, då för man själv distribuera länken, men slipper ange e-postadresser, det är då inte möjligt att följa svarsfrekvens samt skicka påminnelse.

Systemet använder adressen för att maila en länk till en enkät till varje epostadress 1 ggr per år (plus ev. påminnelser).

Systemet lagrar adressen krypterat.

Systemet förstör adressen när vi inte längre är leverantör åt kunden.

Den nationella skalningen av DiMiOS pågår mellan 2021-23 inom ramen för ett ESF-projekt drivet av SKR. Under projekttiden subventioneras licenskostnaden för DiMiOS för samtliga projektmedlemmar, parallellt med att utbildning och metodstöd görs fritt tillgängligt. Kommuner och regioner kan kostnadsfritt ansluta sig till projektet och vara med på det ambitiösa målet att tillsammans höja offentlig sektors digitala mognad. För anmälan, se projektets hemsida.

”-” inbjudan skickat, inget svar

”!” mail kommer ej fram

”x” påminnelse skickad, inget svar

”v” enkät besvarad

Det finns fler frågor längre ner på sidan, scrolla neråt i webbläsarens fönster.

Enbart respondenter som inte svarat får påminnelser. Vi skickar aldrig påminnelse till respondent som redan svarat under befintlig mätperiod.

I vissa fall har e-postinbjudningarna problem att komma fram samt taggas felaktigt som skräppost. För att minimera problemen så kan man informera sin IT-avdelning att att whitelista epostadress dimios@dimatech.se och IP adress 149.72.24.131.

Vi jobbar kontinuerligt med att säkra e-postleveranserna, men det är stundtals utmanande då vi saknar kontroll över hur leverantörer uppdaterar spamfilter.

Det tar mellan 5 och 10 minuter att svara på undersökningen. Respondenter som delar förbättringsförslag behöver lite mer tid än respondenter som enbart svarar på frågorna.

För att få ett representativt urval rekommenderar vi att man strävar efter så god täckning som möjligt. Detta fyller även ett förankrings- och reflektionssyfte, då en respondent tvingas fundera på aspekter av digitalisering man annars inte naturligt kommer i kontakt med. En tumregel här kan vara att sträva efter ett urval motsvarande 10% av den organisationsenhet man avser mäta, per mätning. För stora organisationer rekommenderas ett rullande schema, där man inte mäter i samma urval återkommande. Märk dock att urvalet består av individer involverade i den digitala styrningen och digitala initiativ, varvid slutanvändare i de flesta fall faller bort.

DiMiOS mäter uteslutande de förutsättningar som behöver vara på plats för att accelerera digitalisering och öka organisationens förmåga att tillgodogöra sig nyttan av digitalisering. Andra modeller mäter ofta mer kring utfall, dvs hur man har lyckats, samt saknar kopplingen till forskningsfronten. Orsaken till att DiMiOS bortser från utfall är målsättningen att skapa ett ändamålsenligt beslutsunderlag för prioritering. Utfall blir i detta perspektiv bristfälligt som ingång för analys, då det saknas förståelse för om utfallet är eftersträvat och framför allt varför utfallet blev som det blev.

Genom att fokusera på från forskningen kvalitetssäkrade förutsättningar för digital mognad skapas beslutsunderlag som direkt visar på vad som behöver prioriteras och förändras i organisationen.

Valet av respondenter är en central fråga som sätter ramarna för kommande analys. Generellt sätt lämpar sig mätningen för individer med en relation till styrningen av det digitala. Detta innefattar befattningar som ledning, verksamhetsutveckling et cetera. Vår rekommendation är att man har en tydlig tanke med urvalet, där man genom olika mätningar över tid belyser olika delar av verksamheten, tex olika förvaltningar i en kommun. Vi har identifierat tre typer av respondenter: 1. Individer involverade i design av styrning (högre chefer, ledning, förtroendevalda etc), 2. Individer involverade i styrning (mellanchefer etc), 3. Individer som verkar inom ramen för styrning (projektledare, förändringsledare etc).

I tidigare användning har följande individer varit delaktiga i mätningen med gott resultat:

  • Tjänstemän med titlar som Verksamhetsutvecklare, Strateg, Utvecklingsledare, IT-samordnare, IT-utvecklare, Digitaliseringsstrateg, Digitaliseringsutvecklare, Arkivarie, e-Arkivarie och IT Chef.
  • Individer med systemansvar för stora och medelstora system.
  • Medlemmar i kommunstyrelsens presidium, ordförande i kommunens nämnder samt förvaltningsledningsgrupper.

Värt att notera är att frågorna till sin art är sådana att vissa respondenter kommer ha svårt att svara på dem vilket kan leda till frustration. Då frågorna är kopplade till faktorer som bevisats vara av vikt för att lyckas med digitalisering, är det dock viktigt att respondenterna förstår att de behöver förstå frågorna, varvid ett “Vet ej” svar är en viktig indikator för att kunna designa utbildningspaket.

Ja. Det finns två sätt att bjuda in respondenter till DiMiOS, via epost och via länk. Epostrespondenter får automatiskt en inbjudan via epost att svara på enkäten, de får även vid behov påminnelser. Administratören kan enkelt se vilka som har svarat. Länkrespondenter bjuds in via en länk, länken kan skickas via ett egenförfattat epostmeddelande, nyhetsbrev, intranät etc. Länkinbjudan är Inte personlig, det går således inte att se vilka som har svarat, skicka riktade påminnelser etc.

Ja. Administratören kan löpande övervaka följande svarsstatistik: Svarsfrekvens Epostrespondenter, Antal Epostrespondenter, Antal Länkrespondenter, Frekvens oavslutade enkäter från Länkrespondenter, Totala antalet respondenter (Epost- + Länkrespondenter)

Ja, man kan addera respondenter under undersökningen. Nya respondenter får inbjudan och vid behov påminnelse via mail. Respondenter som tas bort får inte några fler utskick, men deras svarsdata ligger kvar som del av studien.

Ja. DiMiOS har sedan januari 2019 full funktionalitet för att kunna jämföra digital mognad i verksamhetens olika delar. Administratören bygger upp organisationsträdet och tilldelar hemvist åt de namngivna respondenterna. Funktionaliteten är bakåtkompatibel, så tidigare genomförda undersökningar kan med andra ord användas som underlag för intern jämförelse.

DiMiOS har sedan 2020 inga fasta mätperioder. Organisationen sätter själv perioden som de vill mäta under och initierar mätning. Respondenter kan adderas under pågående mätperiod och inkluderas då i utskicken.

För bästa resultat rekommenderar vi ett slumpmässigt urval. Detta påverkar trovärdigheten i den kommande statistiska analysen. Samtidigt så är det främsta värdet av DiMiOS den diskussion som följer av analysen, varvid den statistiska tillförlitligheten är sekundär.

För vidare information om Dimios, se Vitbok. Följande organisationer har använt eller använder DiMiOS för att mäta och följa upp sin digitala mognad. Om ni undrar över hur er organisation använder DiMiOS, vänligen kontakta supporten.

Myndighet

Blekinge Tekniska högskola

Bolagsverket

Domstolsverket

Ersta Sköndal Bräcke högskola

Göteborgs universitet

Gymnastik och Idrottshögskolan

Havs- och vattenmyndigheten

Högskolan i Borås

Högskolan i Dalarna

Högskolan i Gävle

Högskolan i Halmstad

Högskolan i Skövde

Högskolan Väst

Karlstad universitet

Konstfack

Kungliga Konsthögskolan

Kungliga Musikhögskolan

Kustbevakningen

Linköpings universitet

Linnéuniversitetet

Luleå Tekniska universitet

Lunds universitet

Malmö universitet

Migrationsverket

Örebro universitet

Post- och Telestyrelsen

Skatteverket

Skolverket

Södertörns högskola

Stockholms konstnärliga högskola

Stockholms universitet

Svenska institutet

Sveriges lantbruksuniversitet

Tillväxtverket

Umeå universitet

Kommun

Ale

Aneby

Arvika

Askersund

Bengtsfors

Bollnäs

Borås Stad

Burlöv

Danderyd

Eda

Eksjö

Eskilstuna

Eslöv

Falkenberg

Falun

Finspång

Gislaved

Gnosjö

Grästorp

Göteborg stad

Habo

Hagfors

Heby

Huddinge

Hudiksvall

Hultsfred

Härnösand

Härryda

Höganäs

Höör

Jönköping

Kalmar

Karlskrona

Karlstad

Katrineholm

Kinda

Knivsta

Kramfors

Kungsbacka

Köping

Landskrona

Lidköping

Lilla Edet

Linköping

Ljusdal

Ludvika

Luleå

Lysekils

Malmö Stad

Markaryd

Mellerud

Mjölby

Mullsjö

Munkedal

Mölndal Stad

Nykvarn

Nynäshamn

Nässjö

Nordanstig

Orust

Osby

Sandviken

Sollefteå

Sollentuna

Sotenäs

Staffanstorp

Stenungsund

Stockholm

Strängnäs

Sundbybergs stad

Sundsvall

Säffle

Säter

Sävsjö

Tierp

Timrå

Tjörn

Tranås

Tranemo

Trelleborg

Trollhättan

Täby

Ulricehamn

Umeå

Upplands-bro

Vaggeryd

Vansbro

Varberg

Vilhelmina

Vindeln

Vännäs

Värnamo

Vetlanda

Uppsala

Uppvidinge

Ånge

Åre

Årjäng

Ängelholm

Öckerö

Ödeshög

Örnsköldsvik

Region

Folktandvården i Stockholms län AB (RS)

Locum AB (RS)

MediCarrier AB (RS)

Region Stockholm

Region Uppsala

Region Värmland

Region Västerbotten

Region Östergötland

Sahlgrenska universitetssjukhuset

Västra Götalandsregionen

Övriga och Bolag

Allmännyttan (10)

Business Region Göteborg

Chalmers

Fyrbodals kommunalförbund

Göteborgsregionens kommunalförbund

Göteborgsoperan

Göteborgs stad (32)

Höganäs (4)

Halmstad (10)

Handelshögskolan i Stockholm

Kraftringen AB

Ludvika (9)

Länsstyrelsen Västra Götaland

Sjuhärad Kommunalförbund

Skaraborgs kommunalförbund

Stockholm Hamn AB

Sundsvall (19)

Umeå (40)

Uppsala (18)

Västkom